Obbligo POS 2026 per esercenti: cosa devi sapere
La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto l'obbligo di collegamento tra registratori telematici e POS. La misura punta a integrare i dati dei pagamenti elettronici con quelli dei corrispettivi trasmessi all'Agenzia delle Entrate, aumentando tracciabilità e trasparenza delle operazioni.
⏰In 30 secondi:
- POS e registratore telematico dovranno essere associati dal 1° gennaio 2026
- I dati di incassi e scontrini saranno verificati automaticamente dal Fisco
- Sanzioni fino a 4.000 euro per chi non rispetta i nuovi obblighi
Dal 1° gennaio 2026 è previsto l'obbligo di collegare registratore telematico e POS. Non si tratta di un collegamento fisico ma di un'associazione virtuale, fatta tramite il portale Fatture e corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate. Grazie a quest'associazione, l'Agenzia delle Entrate riceve i dati aggiornati sugli scontrini telematici e può verificare la corrispondenza tra i dati comunicati e gli incassi derivanti dai pagamenti digitali.
Le novità sul collegamento tra registratore di cassa e POS
L'obbligo di associare registratore telematico e terminali POS interessa tutti gli esercenti che emettono scontrini telematici (sono quindi esclusi quelli che registrano le operazioni di vendita solo tramite fattura).
La Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 213/2024) prevede obbligatoriamente l'associazione tra i terminali usati per i pagamenti digitali e per l'emissione degli scontrini telematici. L'Agenzia delle Entrate ha messo a punto una semplice procedura web che consente di abbinare i dispositivi indicando i numeri di matricola dei modelli utilizzati.
Anche se la norma è entrata in vigore a inizio anno, la procedura web è stata resa accessibile solo da marzo 2026 ed è rimasta accessibile per i dispositivi già in uso prima del 2026 fino al 20 aprile. Per i nuovi dispositivi, invece, c'è tempo dal giorno 6 all'ultimo giorno lavorativo del mese successivo a quello di entrata in funzione.
Non è necessario che cassa e POS siano prodotti dallo stesso fornitore: la procedura consente di associare i terminali hardware o software utilizzati indipendentemente da marca e modello.
Una volta che l'associazione è stata completata, l'Agenzia delle Entrate potrà verificare la corrispondenza tra i dati relativi ai corrispettivi trasmessi e quelli riguardanti gli incassi registrati dal POS. Per ogni scontrino, poi, è richiesta l'indicazione della modalità di pagamento usata, indicando chiaramente se l'incasso è avvenuto in contanti, tramite pagamenti elettronici come carte di credito o di debito oppure con ticket.
Cosa cambia per esercenti e clienti?
La novità normativa interessa gli esercenti e in sostanza non comporta nessuna variazione per i clienti. Questi ultimi possono decidere di pagare con lo strumento che preferiscono e non dovranno far altro che verificare che lo scontrino rilasciato dall'esercente sia corretto.
Non ci sono poi nemmeno preoccupazioni per la privacy: i dati relativi ai pagamenti vengono trasmessi in forma aggregata e depurati dai dati sensibili.
Per quanto riguarda gli esercenti la novità è importante ma non comporta degli adempimenti in più: una volta che POS e terminale di cassa sono associati la trasmissione delle informazioni su incassi e pagamenti digitali avviene in automatico a ogni chiusura giornaliera e non bisogna far altro che rispettare l'obbligo di emissione degli scontrini e di verifica che la trasmissione dei dati sia andata a buon fine.
Secondo i dati resi noti dall'Agenzia delle Entrate da quando la novità è entrata a regime sono stati emessi 115 milioni di scontrini in più rispetto all'anno precedente e la base imponibile è cresciuta di oltre 5 miliardi di euro. La misura sembra quindi essere efficace per contrastare l'evasione fiscale e per far emergere parte del sommerso che sottrae risorse alla collettività.
Le sanzioni previste in caso di irregolarità
La normativa prevede una serie di sanzioni amministrative e accessorie in caso di mancato rispetto degli obblighi di legge.
In caso di mancata associazione tra POS e registratore di cassa è prevista una sanzione che va da 1.000 a 4.000 euro. Se invece non viene fatta la trasmissione dei corrispettivi all'Agenzia delle Entrate o se ci sono errori nella trasmissione la sanzione prevista è di 100 euro a violazione, fino a un massimo di 1.000 euro di sanzione in un trimestre.
Nei casi più gravi di violazione della norma è prevista anche la sospensione della licenza: la sospensione prevista va da 3 a 30 giorni in caso di almeno quattro violazioni in 5 anni, da 15 a 60 giorni in caso di manomissione dei terminali e fino a 180 giorni se il totale dei corrispettivi contestati dall'Agenzia delle Entrate supera il valore di 50.000 euro.
Queste sanzioni vanno ad aggiungersi a quelle già previste per esercenti che non rispettano la normativa sul POS obbligatorio o che rifiutano di incassare il pagamento con strumenti digitali. In questo caso la sanzione è di 30 euro più il 4% dell'importo della transazione.
